Najlepšie tipy pre e-mailovú etiketu

Všetci sme boli svedkami zamestnanca, ktorý omylom zasiahol odpoveď „odpovedať všetkým“ na e-mailovú adresu v rámci celej spoločnosti a celej spoločnosti posielal menej ako lichotivé komentáre o šéfovi. kancelária—Vrátane šéfa - a nie iba ich priateľa. A koľkokrát sa dopustíme, že neodpovieme na e-mail v krátkom časovom rámci - alebo niekomu, kto neodpovie na náš, keď skutočne potrebujeme naliehavú odpoveď?

Priemerný americký pracovník míňa a štvrť týždňa vyhrabávanie z pod zdanlivo nekonečným počtom e-mailov, ktoré napadajú doručenú poštu každý deň (a viac, ak si spočítate čas, aby ste okamžite zareagovali na rozhovory platforiem správ, ako sú Slack a Google Hangouts), nie je prekvapujúce, že pri zdesení môže dôjsť k porušeniam e-mailovej etikety, ak nie k závažným chybám. pravidelnosť. Chcete pomôcť udržať svoju doručenú poštu v mieste zdvorilosti a zdvorilosti? Tu sú zlaté pravidlá obchodnej e-mailovej etikety, z ktorých mnohé je možné dodržiavať vo vašom osobnom aj profesionálnom živote.

Posielajte e-maily s aktuálnymi a jasnými čiarami predmetov

Okrem nekonečného spamu nie je nič viac otravnejšie ako koreň cez 10 000 e-mailov s rovnakým predmetom, aby ste našli ten, ktorý obsahuje konkrétne informácie, ktoré potrebujete. Ak sa vaša správa týka novej témy, zjednodušte si život všetkých a spoznajte seba oveľa viac, a to spustením nového e-mailu alebo aspoň aktualizáciou predmetu správy.

Odborník na etikety, autor Moderná etiketa pre lepší života zakladateľ The Protocol School of Texas, Diane Gottsman, si myslí, že jeden z najväčších vedúcich pracovníkov v oblasti domácich miláčikov a ich tím nevie, na čo reagujú. „Pred mesiacom ste možno v predmete správy napísali text„ Ďakujem za obed “. Teraz hovoríte o novom odporúčaní, ktoré chcete niekomu poslať, a tak začnite nový e-mail. Potom, ak potrebujú tento e-mail vyhľadať, môžu to urobiť podľa témy. “

Ak sa obávate, že nový e-mail nevyhovuje bránou firewall príjemcu alebo je možné, že si ho nevymažú kto ste od posledného oznámenia, Gottsman hovorí, že je možné zaslať odpoveď na vašu poslednú korešpondencia. Týmto spôsobom sa osoba môže vrátiť späť cez vašu starú korešpondenciu a znovu sa zoznámiť s tým, kým ste. „Kľúčom je však zmeniť predmet,“ hovorí.

Uprednostnite svoju doručenú poštu podľa naliehavosti

Niekedy, keď ste pochovaní pod mimoriadne veľkou hromadou e-mailov a máte pocit, že nikdy neuvidíte svetlo, možno budete musieť trvať dlhšie ako jeden deň, aby ste dostali všetky odpovede. Obchodné etikety nariaďuje, aby sa e-maily vracali do jedného dňa, ale dokonca aj Gottsman hovorí: „Niekedy trvá dva dni, kým sa niekto dostane späť. Ako rýchlo musíte odpovedať, naozaj záleží na dôležitosti e-mailu a na tom, kto je, kto ho odoslal. Existujú ľudia, ktorí vás chladne volajú alebo nadhadzujú. Nemáte povinnosť vrátiť každý prijatý e-mail. “

Na druhú stranu, ak ste poslali e-mail citlivý na čas a nedostali ste rýchlu odpoveď, je v rámci správneho protokolu vyzdvihnúť telefón a zavolajte kolegovi. Keď už hovoríme o časovo citlivom, neplakajte vlka - bez ohľadu na to, ako veľmi chcete odpoveď. „Nerob si senzibilizovať naliehavosť,“ hovorí Gottsman. „Nie všetko je hovor 911. Ak senzujete situáciu, aby ste získali ich pozornosť, stratíte dôveryhodnosť. Ak to naozaj nie je naliehavé, nepíšte „urgentné“. A ak je to dôležité, musíte zdvihnúť telefón a zavolať. “

Tvárou v tvár má svoje miesto

Pred e-mailom ľudia diskutovali o zložitých záležitostiach osobne. V súčasnosti sa ťažké veci, osobné aj profesionálne, často riešia prostredníctvom obrazovky počítača. Mohlo by to znížiť nepríjemné rozhovory, ale podľa Gottsmana to neznamená, že je to správne. „Jednoducho by ste nemali dávať zlé správy prostredníctvom e-mailu,“ hovorí. „So všetkým, čo je veľmi citlivé, by sa malo zaobchádzať osobne alebo aspoň pri uchu. Vyhodiť niekoho z e-mailu. E-mailom nedáte vážne informácie, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné. “

Ako ukončíte e-mailový reťazec?

Jednoducho sa nezastavia z akéhokoľvek dôvodu. Bojíte sa to prerušiť, pretože nechcete byť urážliví. Stráviš večnosť tým istým tancom deň čo deň? Kedy to skončí? Prirodzenou reťazou udalostí, o ktorej hovoríme, je, samozrejme, takmer večná e-mailová slučka „ďakujem“ a Obchodná korešpondencia „s potešením“, do ktorej sa môžeme niekedy zaseknúť, pretože nikto netuší, ako to uzavrieť ono. Gottsman hovorí: „Raz chodíš sem a tam. E-mail: „Ďakujem.“ Posielam e-mail: „Moje potešenie.“ A to je všetko. Je to ako podanie ruky - niekto sa musí pustiť. “

Menej je vždy viac

Aj keď sme predmetom nekonečného posielania e-mailov, keď ste zahrnutí do e-mailu s odpoveďou všetkým, či už osobného alebo profesionálneho, neodpovedajte automaticky všetkým v diskusnom vlákne. Pomysli na ostatných príjemcov. Šanca je dobrá, že nie každý si musí prečítať vašu odpoveď a môže to nielen rušiť, ale aj obťažovať, aby ste dostali upozornenie po upozornení na nové e-maily vo vašej cele, keď nemajú nič spoločné vy.

Na firemných e-mailoch si to nechajte naladené aj inými spôsobmi. Vyhýbajte sa emodži a príliš veľkému počtu výkričníkov, ktoré sa môžu javiť ako mladiství. Držte sa klasického, čistého a ľahko čitateľného písma v čiernej farbe a používajte profesionálne pozdravy a verbety. Tiež si uvedomte, že humor sa často neprekladá dobre digitálna komunikáciaalebo rôzne kultúry a generácie. „E-mail je iba rozšírením vás,“ hovorí Gottsman. „Skontrolujte, či kontrolujete pravopis, používajte správnu interpunkciu a na začiatku vety nepoužívajte malé písmená. Pretože to je urobiť dojem na príjemcu, aj keď ide o osobný e-mail. “

Ilustrácie autora Mary Fama.